Gestion administrative externalisée & Office management pour les entreprises
La gestion administrative est indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, mais elle représente souvent une charge importante pour les dirigeants. Entre la gestion des factures, le suivi des paiements, l’organisation administrative ou la gestion du personnel, ces tâches peuvent rapidement prendre beaucoup de temps.
La gestion administrative externalisée permet de déléguer ces missions à une assistante externalisée ou une office manager, tout en conservant de la souplesse dans l’organisation de l’entreprise.
Cet accompagnement peut être ponctuel pour répondre à un besoin spécifique, ou récurrent pour structurer durablement la gestion administrative de votre entreprise.
Il constitue également une alternative flexible à l’embauche, permettant de déléguer certaines missions administratives sans créer immédiatement un poste en interne. Dans certains cas, cette solution permet aussi aux dirigeants de mieux définir les besoins du poste et d’avoir une vision claire des missions, avant d’envisager une délégation durable ou un recrutement.
Grâce à ce service administratif externalisé, les entreprises peuvent structurer leur organisation tout en conservant de la flexibilité. Cela permet également aux dirigeants de se concentrer sur leur cœur de métier tout en sécurisant leur gestion administrative.
Nos prestations
Administration des ventes et gestion de la relation client
La gestion administrative des ventes est un élément central dans l’organisation d’une entreprise. Une bonne organisation administrative permet de suivre l’activité commerciale, de sécuriser la facturation et d’améliorer la gestion de la trésorerie.
Dans le cadre de notre assistance administrative externalisée, nous accompagnons les entreprises dans la gestion quotidienne de leur administration des ventes.
Nos missions peuvent inclure :
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la création et l’édition de devis, commandes et factures clients
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le suivi administratif des dossiers clients
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le contrôle et le suivi des encaissements
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la relance des factures impayées
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le suivi administratif de la relation client
Cette aide administrative pour les entreprises permet de structurer le suivi commercial et d’éviter les retards de facturation ou les oublis dans le suivi des paiements.
Une bonne gestion administrative externalisée contribue également à améliorer la relation client et à renforcer la fiabilité de l’entreprise.
Gestion des achats et suivi des dépenses
La gestion administrative des achats et des dépenses est également un enjeu important dans la gestion des TPE et PME. Une organisation administrative claire permet de mieux suivre les dépenses, d’optimiser les coûts et d’avoir une meilleure visibilité sur la gestion financière de l’entreprise.
Dans le cadre de notre assistance administrative entreprise, nous pouvons intervenir sur :
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le suivi administratif des factures fournisseurs
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l’organisation et le classement des documents administratifs
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la préparation des paiements fournisseurs
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la gestion des notes de frais
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le suivi des dépenses et des décaissements
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l’interaction administrative avec les fournisseurs
Cette gestion administrative externalisée permet de structurer le suivi des dépenses et d’éviter les erreurs administratives.
Elle contribue également à améliorer la gestion globale de l’entreprise en facilitant l’organisation et la traçabilité des informations.
Administration RH et gestion administrative du personnel
La gestion administrative des Ressources Humaines représente également une part importante de l’organisation d’une entreprise. Dans les TPE / PME, ces tâches sont souvent gérées directement par le dirigeant, ce qui peut représenter une certaine charge administrative.
Dans le cadre de notre assistance administrative et financière, nous pouvons accompagner les entreprises sur plusieurs aspects de la gestion administrative du personnel.
Cela peut inclure :
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la gestion administrative liée à l’arrivée de nouveaux salariés ou aux départs
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la préparation des documents administratifs nécessaires
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le suivi des congés, absences et arrêts maladie
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la centralisation des éléments variables de paie
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la transmission des informations à votre cabinet social
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le contrôle administratif des bulletins de salaire
Cette assistance administrative aux entreprises permet de sécuriser certaines démarches et de simplifier la gestion administrative du personnel.
Suivi administratif et organisation des flux financiers
Un bon suivi administratif est indispensable pour assurer une gestion saine de l’entreprise.
Dans le cadre de notre gestion administrative externalisée, nous pouvons également accompagner les entreprises dans le suivi administratif de leur activité financière.
Cela peut inclure :
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la vérification des factures clients et fournisseurs
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le rapprochement bancaire entre les factures et les mouvements bancaires
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le suivi des encaissements et des paiements
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l’organisation et la transmission des pièces comptables à votre expert-comptable
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la mise à jour de tableaux de suivi de l’activité
Ce travail d’organisation administrative permet d’améliorer la gestion financière et administrative de l’entreprise.
Il contribue également à faciliter la collaboration avec votre expert-comptable.
Office manager externalisé :
structurer l’organisation de votre entreprise
Certaines entreprises ont besoin d’un accompagnement plus global dans leur organisation administrative.
Dans ce cas, l’intervention d’un office manager externalisé peut permettre de structurer la gestion de l’entreprise et d’améliorer l’efficacité des processus internes.
L’office manager joue un rôle de coordination et de structuration administrative.
Il peut notamment intervenir sur :
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l’organisation administrative globale de l’entreprise
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la structuration des processus administratifs
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l’amélioration du suivi des dossiers
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la coordination de certaines tâches administratives
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l’optimisation de l’organisation interne
Cet accompagnement est particulièrement utile pour les PME en croissance qui souhaitent structurer leur organisation sans recruter immédiatement un poste administratif à temps plein.
Pourquoi externaliser la gestion administrative de son entreprise ?
De plus en plus d’entreprises choisissent aujourd’hui l’externalisation administrative pour améliorer leur organisation et gagner en efficacité.
La gestion administrative externalisée présente plusieurs avantages :
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Réduire la charge administrative du dirigeant
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Redonner du temps pour son cœur de métier
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Structurer la gestion de l’entreprise
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Bénéficier d’un regard extérieur sur son organisation
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Améliorer le suivi administratif
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Eviter le recrutement d’un poste administratif à temps plein
Cette solution permet de bénéficier d’une assistance administrative entreprise flexible, adaptée aux besoins réels de l’activité.
Combien coûte une gestion administrative externalisée ?
L’assistance administrative aux entreprises n’est pas réservée aux grandes structures.
Au contraire, elle est souvent particulièrement adaptée aux artisans, indépendants et petites entreprises qui souhaitent déléguer certaines tâches administratives sans recruter.
Par exemple, nous accompagnons certains artisans du BTP dans la gestion administrative de leur activité, notamment pour :
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la création de devis
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l’édition des factures
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le suivi administratif des clients
Ces missions peuvent être réalisées dans le cadre d’une gestion administrative externalisée simple et accessible.
Cette solution permet aux dirigeants de bénéficier d’une aide administrative aux entreprises tout en maîtrisant leur budget.
90 € HT / mois *
* pour l'établissement de 6 documents par mois
Une solution adaptée aux artisans, indépendants et TPE / PME
à partir de 250 € HT par jour d'intervention
Certaines entreprises ont besoin d’un accompagnement plus global dans la gestion opérationnelle et administrative de leur activité.
Par exemple, nous intervenons comme Office manager externalisé pour une agence immobilière d'entreprise, afin d’aider le dirigeant à structurer l’organisation de l’entreprise.
Cet accompagnement peut inclure :
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la structuration de l’organisation administrative
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la gestion administrative quotidienne
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la rédaction de contrats et documents administratifs
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le suivi des dépenses et des fournisseurs
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la gestion des factures et des paiements
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la création de supports de communication
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l’organisation et l’optimisation des processus internes
Dans le cadre de cette mission, nous intervenons de manière récurrente chaque semaine.
Cette formule permet aux entreprises de bénéficier d’un véritable soutien opérationnel et administratif, sans recruter immédiatement un poste administratif à temps plein.